Agenda delle stipule, fascicoli, documenti da chiedere alle parti e persone da richiamare: in un posto solo, visibile a tutto lo Studio. Il tuo gestionale notarile continua a fare gli atti.
Repertorio, adempimenti telematici e visure restano dove sono. Qui vivono le settimane che stanno prima dell'atto.
Quindici minuti in videochiamata, sull'agenda e sui fascicoli di uno studio notarile. Nessun impegno.
Repertorio, adempimenti telematici, visure e fatturazione restano nel tuo gestionale notarile. Non li tocchiamo.
L'agenda, i fascicoli, i documenti da chiedere, i solleciti alle parti e gli appuntamenti dei clienti.
L'atto ha già il suo sistema. Le settimane prima dell'atto, no.
Tra il primo colloquio e la stipula passano settimane. È lì che si perde tempo.
“A che punto è la pratica?”
E chi risponde al telefono si ferma.
I documenti arrivano a pezzi.
La planimetria oggi, il resto forse.
Hai già chiesto quel documento?
A voce, per mail, in chat. E a chi?
Il fascicolo è passato per tre scrivanie.
La stessa domanda al cliente, due volte.
Martedì cinque stipule, giovedì nessuna.
L'agenda l'ha riempita il caso.
Metà delle telefonate sono per un appuntamento.
Fissare, spostare, confermare.
Il conto delle ore
Un'analisi sull'organizzazione degli studi notarili mette in fila le attività che nessuno chiama lavoro, e quante volte tornano in una settimana.
Fonte: notaioa.it, “Organizzazione studio notarile: le attività invisibili”. Il conto non comprende le interruzioni impreviste. CRM Ufficio non toglie tutte queste ore. Ne toglie parecchie.
Appuntamenti e stipule in un'unica vista. Ogni collaboratore ha il suo colore, ogni tipo di appuntamento la sua durata: l'agenda non si sovrappone e si vede a colpo d'occhio dove la settimana è carica.
Apri il fascicolo al primo colloquio e ci metti dentro tutto: i documenti arrivati, quelli ancora da chiedere, a che punto siamo e chi ci sta lavorando. Quando il cliente chiama, la risposta è davanti a chiunque risponda al telefono.
Sono i tuoi stati interni di lavorazione. Repertorio e numerazione degli atti restano nel gestionale notarile.
Nome, data e ora sono già compilati: tu rileggi e mandi. Il promemoria dell'appuntamento parte da solo via email, e per i solleciti resta traccia di chi hai già contattato.
Comunicazioni di servizio verso i clienti dello Studio: appuntamenti, documenti, avvisi. Nessun invio promozionale.
Una pagina dello Studio, sobria, con il tuo nome. Il cliente indica giorno e ora tra quelli che hai reso disponibili e lascia i suoi dati. L'appuntamento entra in agenda, lui riceve l'email di conferma.
La pagina è dello Studio: nessun prezzo esposto, nessun messaggio promozionale, nessun elenco pubblico di professionisti.
Ogni cliente con i suoi dati, i suoi documenti e i fascicoli collegati. Cerchi il cognome e trovi tutto.
Promemoria per ogni collaboratore, con priorità e data. Gli adempimenti li fa il tuo gestionale: ricordarti che scadono giovedì, no.
Chi ha versato cosa, e quando. Una traccia interna sempre aggiornata, con ricevute di acconto non fiscali.
Quanti fascicoli aperti, quanti chiusi, dove si accumulano i ritardi. Numeri di organizzazione, aggiornati da soli.
Decidi tu chi vede quali fascicoli. Ogni accesso ha un nome e resta tracciato.
I dati sono tuoi: li esporti quando vuoi, senza chiedere niente a nessuno.
Le ricevute sono non fiscali, di cortesia per l'acconto ricevuto. La fatturazione elettronica resta al tuo sistema.
La parte noiosa la facciamo noi. Allo Studio resta da guardare se è giusto.
Da un file Excel, da un elenco esportato, da una rubrica. Nessuno deve reinserire a mano quello che avete già.
Tipi di appuntamento con la loro durata, collaboratori, permessi, orari e chiusure. Lo prepariamo com'è organizzato davvero lo Studio, non come da manuale.
Una sessione dedicata a una persona dello Studio, che poi resta il riferimento interno. Il supporto risponde per telefono, email o in teleconferenza.
Si lavora dal browser: niente da installare sui computer dello Studio, nessun server da tenere in casa. E chi arriva nuovo trova il fascicolo già scritto, invece di chiedere in giro a che punto eravamo.
Il trattamento dei dati raccolti nell'esercizio della funzione è una responsabilità del titolare. Ecco cosa è utile sapere prima di introdurre un sistema nuovo.
Dati ospitati su server Microsoft Azure nel datacenter di Milano. Non lasciano il territorio italiano. Database cifrato a riposo e backup periodici.
Ogni collaboratore ha le sue credenziali e i suoi permessi: decidi tu chi può aprire quali fascicoli. Autenticazione a due fattori e sessioni attive sotto controllo.
Lo Studio resta titolare del trattamento, noi siamo responsabili ex art. 28 GDPR con nomina scritta: registro delle attività, notifica delle violazioni senza ritardo, restituzione o cancellazione dei dati a fine contratto.
Si esportano in Excel quando volete, senza chiederlo a nessuno. Nessuna migrazione obbligata, nessun formato chiuso.
Non tocchiamo il repertorio. Non facciamo visure. Non inviamo nulla all'Agenzia delle Entrate. Facciamo la parte che oggi vive tra un'agenda, una casella di posta e tre telefonate.
Il canone per gli studi notarili lo concordiamo nella dimostrazione. Le regole, però, sono queste e non cambiano.
Nella dimostrazione guardiamo quanti siete e come lavorate, e il numero ve lo diamo lì. Senza preventivi al buio.
Chiedi una dimostrazioneVi mostriamo il sistema con l'agenda, i fascicoli e i tempi di uno studio notarile. Quindici minuti, in videochiamata.
Preferite scrivere o parlare? info@crmufficio.com · +39 351 8857148
Giorni feriali, 9-13 e 15-18.
