La fatturazione elettronica B2B è obbligatoria in Italia dal 2019 e B2C dal 2024 (con eccezioni). Per chi parte da zero sembra complicata, ma una volta capito il flusso si gestisce velocemente. Questa guida è pensata per piccoli studi (commercialisti, consulenti, freelance, agenzie) che vogliono il flusso essenziale senza cose che non servono.
Come funziona il Sistema di Interscambio (SDI)
Tutte le fatture elettroniche italiane passano per il Sistema di Interscambio (SDI), gestito dall'Agenzia delle Entrate. Il flusso è:
- Voi create la fattura nel vostro software
- Il software la invia in formato XML allo SDI
- Lo SDI la valida (formato, dati obbligatori, partita IVA esistente)
- Se valida, la inoltra al destinatario tramite il suo codice destinatario o PEC
- Lo SDI vi notifica l'esito (consegnata, scartata, recapito impossibile)
Tutto in pochi secondi. Voi non vedete il "viaggio" della fattura: ricevete solo le notifiche di esito.
I 5 elementi essenziali per emettere fatture
1. Software certificato di fatturazione elettronica
Vi serve uno strumento che genera l'XML conforme e lo invia allo SDI. Le opzioni:
- Portale Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate (gratuito, per chi emette poche fatture l'anno)
- Software certificato di terze parti (Aruba, Fatture in Cloud, ecc.) — più ergonomici, 5-30€/mese
- Gestionali con modulo fatturazione integrato — tutto in un posto
Per uno studio che emette 5-10 fatture al mese, il portale gratuito dell'Agenzia basta. Per volumi superiori conviene un software dedicato per ergonomia.
2. Dati corretti del cliente
Per ogni fattura B2B:
- Ragione sociale o nome/cognome
- Codice fiscale o Partita IVA
- Indirizzo completo
- Codice destinatario (7 caratteri) OPPURE PEC
Il codice destinatario è il "indirizzo" dove SDI consegna la fattura. Va richiesto al cliente all'inizio del rapporto. Se non lo avete, usate la PEC del cliente. In ultima istanza, codice di default "0000000" (sette zeri) ma la fattura va consultata dal cliente sul portale.
3. Dati obbligatori della fattura
Ogni fattura elettronica deve contenere:
- Vostri dati (P.IVA, indirizzo)
- Dati del cliente
- Numero fattura progressivo (ogni anno ricomincia da 1)
- Data emissione
- Descrizione del servizio o bene
- Imponibile, aliquota IVA, IVA, totale
- Modalità di pagamento
- Eventuale ritenuta d'acconto (per professionisti)
4. Conservazione digitale a norma per 10 anni
Per legge, le fatture elettroniche vanno conservate in modo "a norma" per 10 anni. Non basta salvare il PDF sul computer. La conservazione a norma richiede:
- Marca temporale
- Firma digitale
- Indice di conservazione
- Garanzia di integrità nel tempo
Quasi tutti i software di fatturazione offrono questo servizio in automatico, spesso incluso nel canone. Verificate che sia attivo. Senza, rischiate sanzioni in caso di verifica.
5. Gestione delle ricevute SDI
Per ogni fattura inviata, lo SDI vi manda una notifica entro 5 giorni:
- Consegnata: tutto ok, il cliente ha ricevuto
- Scartata: errore nel formato o nei dati. Va corretta e re-inviata
- Recapito impossibile: codice destinatario non valido. La fattura viene messa a disposizione del cliente nel portale Agenzia Entrate. Voi dovete avvisare il cliente.
Le ricevute vanno monitorate e archiviate. Senza, non avete prova di aver fatturato correttamente.
Casi particolari per piccoli studi
Cliente persona fisica (B2C)
Per privati senza partita IVA: codice fiscale al posto della P.IVA, codice destinatario "0000000". Il cliente vede la fattura nel portale Agenzia Entrate (se non si è registrato, può richiederla in formato cartaceo).
Cliente con regime forfettario
Dal 2024 anche i forfettari sono obbligati alla fatturazione elettronica per soglie sopra i 25.000€/anno. Sotto resta opzionale ma consigliata.
Fattura per cessione di crediti, bolli, ecc.
Alcune categorie hanno regole specifiche. Verificate la documentazione ufficiale dell'Agenzia delle Entrate per il vostro caso specifico.
Cosa NON serve per uno studio piccolo
- Software enterprise da 200€/mese: superflui se emettete sotto le 50 fatture/mese.
- Consulenze costose per il setup: il portale gratuito Agenzia o un software a 10€/mese fanno tutto.
- Conservazione a norma esterna: la maggior parte dei software certificati la include.
- Integrazione obbligatoria con tutti i sistemi: se emettete poche fatture, fatturare a mano nel portale dell'Agenzia richiede 2-3 minuti a fattura. Non è il caso di complicarsi la vita.
Errori da evitare
- Codice destinatario sbagliato: la fattura non arriva. Verificate sempre il codice del cliente.
- Numerazione progressiva sbagliata: ogni anno ricomincia da 1. Saltare numeri è un'irregolarità.
- IVA sbagliata: aliquota errata = fattura da rifare con nota di credito.
- Dimenticare la conservazione: 10 anni di archivio ordinato. Senza, multe.
- Inviare PDF al cliente come "fattura": il PDF è una copia di cortesia. La fattura VERA è l'XML che passa per SDI.
L'approccio di CRM Ufficio
CRM Ufficio si focalizza sulla gestione clienti, pratiche e cassa. Per la fatturazione elettronica vera e propria, il consiglio è collegare CRM Ufficio con un software dedicato (Fatture in Cloud, Aruba, ecc.) che gestisce l'invio SDI. Il vantaggio:
- Cassa integrata per registrare incassi e movimenti
- Anagrafica clienti con tutti i dati fiscali (P.IVA, CF, codice destinatario)
- Pratiche con importi e pagamenti tracciati — base perfetta per generare le fatture
- Specializzazione: ogni strumento fa la sua parte al meglio
Nessuna carta di credito. Operativo in 2 minuti.
Domande frequenti
Posso emettere fatture senza un software specifico, direttamente sul portale Agenzia Entrate?
Sì. Il portale "Fatture e Corrispettivi" dell'Agenzia delle Entrate è gratuito e permette di compilare e inviare fatture elettroniche manualmente. Per piccoli volumi (sotto le 10 fatture/mese) è una soluzione perfettamente valida.
Quanto costa la conservazione digitale a norma?
Tipicamente 1-2€ a fattura conservata, oppure inclusa nel canone del software di fatturazione. Per 100 fatture/anno: 100-200€/anno se a consumo, gratuito se inclusa.
Posso annullare una fattura elettronica già inviata e accettata dallo SDI?
No, non si annulla. Si emette una nota di credito che storna la fattura sbagliata. Poi si emette la fattura corretta. È leggermente burocratico ma è il flusso ufficiale.
Cosa succede se sbaglio la P.IVA del cliente sulla fattura?
Lo SDI valida le P.IVA: se la P.IVA non esiste, la fattura viene scartata. Se la P.IVA esiste ma è di un altro cliente, la fattura va al cliente sbagliato. Sempre verificare prima di inviare.
I forfettari devono fatturare elettronicamente?
Dal 2024 sì, se superano una soglia di ricavi sopra i 25.000€/anno. Sotto, è opzionale (ma molti scelgono di farlo comunque per coerenza con clienti che lavorano in elettronico).